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Les tutoriels sur digitalpurchaseorder.com sont essentiels pour maîtriser les fonctionnalités de la plateforme. Ils fournissent des instructions étape par étape sur la façon de créer, de gérer et d'approuver les bons de commande, garantissant ainsi aux utilisateurs une navigation efficace dans le système. Ces tutoriels sont conçus pour les utilisateurs débutants et avancés, améliorant leur capacité à utiliser efficacement le logiciel.
Comment utiliser les bons de commande
Comment utiliser les bons de commande
Configurer les niveaux d'approbation
Configurer les niveaux d’approbation
L’établissement de niveaux d’approbation est important pour maintenir le contrôle au sein du processus d’approvisionnement, en garantissant que tous les achats sont autorisés par le personnel approprié.
Fonction de contournement
Une fonction de contournement est importante car elle offre une flexibilité dans le processus d’approbation, permettant ainsi de procéder à des achats urgents.
Gestion et suivi du budget
Approuver les bons de commande
L’approbation d’un bon de commande est essentielle pour garantir que tous les achats sont autorisés et respectent le budget.
Annuler un bon de commande
L'annulation d'un bon de commande est essentielle pour annuler officiellement une commande qui n'est plus nécessaire, évitant ainsi des coûts inutiles et des malentendus avec les fournisseurs.
Fermer les commandes d'achat
La clôture d’un bon de commande est importante pour signifier l’achèvement du processus d’approvisionnement, en garantissant que tous les biens ou services ont été reçus et payés.
Configurer et gérer les budgets
La fonctionnalité Budgets permet aux entreprises de définir et de contrôler leurs limites de dépenses et d'éviter les dépenses excessives grâce à un suivi budgétaire et des alertes en temps réel.
Configurer un catalogue
La fonction Catalogue permet aux organisations de créer et de maintenir une liste organisée de produits et services approuvés, garantissant ainsi la cohérence des achats.
Comment suivre les livraisons
Grâce au suivi de livraison, vous pouvez vérifier si votre commande a été entièrement livrée ou s'il manque encore des articles.
Personnalisez votre carnet de commandes
Comment suivre les factures
La fonction de suivi des factures permet aux entreprises de faire correspondre les factures avec le montant total des bons de commande et de les comparer avec les livraisons que vous avez effectuées.
Marquer les PO avec plusieurs balises
La fonctionnalité de marquage permet aux entreprises de classer les commandes d'achat dans la section Affichage. Le marquage des commandes d'achat peut être entièrement personnalisé.
Utiliser le multiplicateur d'objets
La fonctionnalité Budgets permet aux entreprises de créer une demande d’achat en saisissant un montant et un taux correspondant.
Personnalisez la structure de votre composant
La fonctionnalité de composant permet aux entreprises de créer leurs propres sections et catégories qui s'appliquent à l'ensemble d'une commande d'achat.
Importer un plan comptable
La fonctionnalité de plan comptable permet aux entreprises d'intégrer les bons de commande dans un système de comptabilité où vous devez catégoriser chaque élément avec un code de compte spécifique.
Paramètres personnels
Les paramètres personnels permettent à l'utilisateur de modifier les noms d'utilisateur, les mots de passe et les paramètres de notification par e-mail.
Comment inviter de nouveaux utilisateurs
Cette fonctionnalité permet aux entreprises de leur accorder des autorisations individuelles, telles que des droits d'approbation ou des restrictions sur la visualisation de certaines commandes.
Configurer des notifications automatiques aux fournisseurs
Cette fonctionnalité permet aux entreprises d'activer la notification automatique des fournisseurs pour les commandes d'achat finales approuvées.
Intégration de QuickBooks en ligne
L'intégration permet à l'entreprise de synchroniser de manière transparente les informations relatives aux fournisseurs, aux articles et aux codes de compte avec le bon de commande numérique.
Créer un bon de commande
Afin de maintenir des registres financiers précis et d’assurer la responsabilité dans le processus d’approvisionnement, la création d’un bon de commande est essentielle.
Modifier un bon de commande
La modification d'un bon de commande est importante pour refléter avec précision tout changement, tel que les quantités, les prix ou les dates de livraison, et pour garantir que les deux parties sont alignées.
Afficher un bon de commande
Les utilisateurs peuvent consulter leurs bons de commande en accédant à l'onglet Bons de commande, où ils peuvent voir une liste complète de tous les bons de commande ainsi que leur statut.